Die heutigen Organisationen stehen vor enormen Herausforderungen aus jeder Richtung, wenn es um das Datenmanagement geht. Die sichere und effiziente Verwaltung von Unternehmensdaten ist entscheidend für den Erfolg einer Organisation, einschließlich der Einhaltung von Vorschriften. Allerdings steigt die Menge an Daten, die Organisationen verwalten müssen, exponentiell an, weit über die wachsende Zahl von Personalressourcen hinaus, die zu ihrer Verwaltung zur Verfügung stehen. Unsere Zukunft ist durch eine klare Richtung gekennzeichnet: ein Vorstoß zur Digitalisierung von Daten und zur Verbesserung der Sicherheit. Viele der Strategien für das Datenmanagement sind jedoch in der Vergangenheit stecken geblieben.
Traditionell waren IT-Abteilungen ausschließlich für das Datenmanagement im Unternehmen zuständig. Allerdings verändert sich die Landschaft des Datenmanagements und der Informationsverwaltung, um mit den aktuellen Modernisierungsinitiativen Schritt zu halten, die durch lokale, staatliche, nationale und internationale Gesetzgebung und Regulierung geleitet werden. Das Ergebnis ist, dass CxOs und Vorstände die Rechtsabteilungen mit der zentralen Aufgabe betrauen, Datenschutzrichtlinien zu erstellen und durchzusetzen, da diese Datenschutzgesetze immer mehr zunehmen. Die Einbeziehung Ihrer Rechtsabteilung ist entscheidend, um die IT-Vermögenswerte Ihrer Organisation zu schützen, aber dies war bis jetzt typischerweise keine Aufgabe für die Rechtsabteilung. Was auch am wesentlichsten ist, um den Erfolg (bzw. die Einhaltung) sicherzustellen, ist sicherzustellen, dass Ihre Rechtsabteilungen bei dieser Arbeit nicht isoliert sind, damit jeder auf dem neuesten Stand ist und die Gesetze/Standards sowie die Folgen von Nichteinhaltung versteht. In den extremsten Fällen werden Arbeitsplätze verloren gehen, Karrieren zerstört und Unternehmen geschlossen werden.
Das bedeutet, dass die IT-Operations-Seite großer Organisationen nicht mehr die einzigen sind, die über Fachwissen im Datenmanagement verfügen müssen. Beispielsweise sind die Marketingabteilungen in vielen Organisationen inzwischen für den Großteil der Sammlung und Analyse von Verbraucherdaten verantwortlich, doch nach unserer Erfahrung haben diese Mitarbeiter selten die gleiche Schulung in Informationssicherheit wie IT-Teams.
Diese bereichsübergreifende Kommunikation ist besonders wichtig, wenn man die schiere Menge an neuen Datenschutzgesetzen betrachtet, mit denen Unternehmen heute konfrontiert sind. Während Ihr IT-Team die bewährten Verfahren verstehen mag, sind die Feinheiten der neuen Gesetze möglicherweise selbst für die erfahrensten Fachleute Neuland. Zum Beispiel kennt Ihr Rechtsteam wahrscheinlich die fünf Datenschutzgesetze (CPRA, VCDPA, CPA, CDTPA und UCPA), die 2023 eingeführt wurden, und die Folgen der Nichteinhaltung, aber wie gut wurde dies den IT- und Marketingteams kommuniziert? Diese sind die größten Datenkonsumenten in einem großen Unternehmen. Ihr Rechtsteam spielt jetzt eine wesentliche Rolle dabei, die Verantwortung für die Interpretation und Einhaltung neuer Gesetze, die Ihre Daten betreffen, zu teilen.
Die Frage, die sich also stellt, ist, wo man anfangen soll? Es ist zwingend erforderlich, dass die Vermittlung von Datenschutzgesetzen und das Management von Unternehmensdaten bereits beim Onboarding beginnt. Das bedeutet, dass Sie Ihre Personalabteilungen einbeziehen müssen, die den ersten Kontakt zu neuen Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen haben. Sie müssen sicherstellen, dass HR, Recht und IT-Operations auf derselben Seite stehen, mit denselben Initiativen, um alle neuen gesetzlichen Vorgaben für die persönlichen Daten der Bürger zu schulen und dann durch kontinuierliche Weiterbildung zu verwalten. Die Initiative muss sowohl die Datensicherheit/Compliance als auch die Erstellung und Durchsetzung von Datenschutzrichtlinien berücksichtigen.
Als internationales Unternehmen versteht Infotel dies gut, und unsere neuesten Lösungen, Arvitam™ und deepeo™, sind darauf ausgerichtet, Organisationen zu unterstützen, die einer Vielzahl von Vorschriften unterliegen, um die bereichsübergreifende Kommunikation, die für die Compliance erforderlich ist, erheblich zu erleichtern.
Arvitam ist ein robustes Tool, das sorgfältig entwickelt wurde, um die komplexen Herausforderungen im Zusammenhang mit der Datenbewahrung zu bewältigen und gleichzeitig internationale Standards und Vorschriften einzuhalten. Arvitam deckt mehr als 500 globale Standards und Vorschriften ab, darunter ISO 14721 – OAIS und NF Z 42-013, was es zu einer unschätzbaren Ressource für Organisationen macht, die sich in diesem komplexen Terrain zurechtfinden müssen. Es ist auch in der Lage, Milliarden von Datensätzen zu archivieren, mit minimaler Auswirkung auf Ihre Ressourcennutzung.
Infotels Datenbereinigungstool deepeo ist ein weiteres Tool, das für Records-Information-Manager entwickelt wurde und jedem Unternehmen hilft, die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten. Deepeo ist mit den meisten Datenbanktechnologien kompatibel und hilft IT-Teams, automatisierte Bereinigungsaufgaben über Hunderte von Datenbanken hinweg auszuführen, um die Datenlöschung gemäß den Datenaufbewahrungsrichtlinien jedes Unternehmens zu verwalten.
Wenn es um Datenbewahrung und -verwaltung geht, sind Arvitam und deepeo darauf ausgelegt, Archivaren und Datenschutzbeauftragten (DPOs) zu helfen, die oben genannten Vorschriften einzuhalten, da sie mit Blick auf die DSGVO entwickelt wurden.